人事檔案管理制度

2020-05-14 10:50:40  出處:  點擊量:

為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,更好地為我校人事工作服務,根據黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》,特制定本制度。

一、保密制度

1.認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規定,嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好人事檔案的保密工作。

2.加強組織紀律,堅守工作崗位。

3.人事檔案管理部門應設立專用檔案室,配備鐵質檔案柜,妥善保管人事檔案。

4.人事檔案室必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查,保持庫房的清潔和溫、濕度,發現問題,立即報告,及時采取措施。

5.人事檔案室和檔案柜,應明確專人管理。管理人員變動時,必須辦理好交接手續。

6.無關人員一律不得進入檔案室。

7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料,嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合,不得在電話或公共場所中談論或涉及到有關人事檔案材料的內容。

8.對利用人事檔案的人員,進行保密宣傳,以防邊閱檔案邊議論檔案內容。

9.人事檔案材料的轉遞,嚴格密封,通過機要傳遞或專人送達,盡量避免本人自帶。

10、人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按密紙處理或銷毀。

11.人事檔案一般不外借,但領導或有關人員因工作需要借閱時,要嚴格辦理借閱手續,借閱期限一般不得超過五天。

12.屬歸檔的材料,及時轉入本人檔案,須轉遞的檔案,做好移交簽字登記手續。

13.嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。

14.發現泄密事件,認真處理。

二、歸檔制度

1.按照《干部人事檔案收集歸檔規定》,經常通過有關部門收集工作調配、干部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料,充實檔案內容。相關部門應配合人事部門及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作。

2.收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,格式規范、文字清楚,對象明確,手續完備、具有保存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸檔。

3.不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事部門負責人批準,由專人負責監銷。

4.人事檔案材料,須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

5.對收集的材料,要做好收集登記和交接手續。

三、鑒別制度

1.收集的材料必須經過鑒別,未經鑒別,不得隨意歸檔或擅自銷毀。

2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。

3.鑒別要以有關文件規定為依據,嚴肅認真,確保真實、完整、精煉、實用。

4.歸檔的材料必須真實完整,字跡清楚,對象明確,手續完備;對不該歸檔的材料,要區別處理,凡銷毀材料,必須詳細登記,并報人事部門負責人審查批準。

5.人事檔案材料應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

四、整理制度

1.整理人事檔案,要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充,并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設備。

2.整理要做到:干部人事檔案材料鑒別和分類準確,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊。

3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識,掌握整理人事檔案的有關規定和基本方法技能,認真負責地做好整理工作。

4.必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關法規,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。

5.人事檔案按《干部檔案整理工作細則》規范地整理,零材料及時裝訂入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料,必須認真登記,需銷毀的材料,經主管領導批準按規定銷毀。

7.整檔過程中,要切實做好防火安全保密工作,整理室內嚴格吸煙,嚴防丟失和匯漏檔案內容。

五、借閱制度

1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是上級人事組織部門、學校領導。

2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。

3.復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋學校公章,方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案,須在人事部門領導同意后,方可查(借)閱。

4.查(借)閱檔案,嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容,違反者視情節輕重,予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者,按照《中華人民共和國檔案法》處理。

5.查閱檔案的單位或個人,不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的,必須請示人事部門審查批準后才能復制(拍攝)。

6.檔案不外借,如必須借出使用時,要說明理由,經人事部門負責人批準,并嚴格履行登記手續,限期歸還,不得擅自轉借他人。

六、轉遞制度

1.轉遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,一般情況下,不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事部門出具的介紹信,一般介紹信不予辦理。

3.轉遞檔案時,必須在轉出手續完備的前提下,須經人事部門負責人同意簽署意見并由分管領導同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞,不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執應寫信或電話催回,以防丟失。

4.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下,方可轉出。

5.學校各部門應積極配合人事檔案室做好教職工檔案的轉遞工作。

6.轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封,并加蓋學校公章,有關人員認真填寫《干部人事檔案轉出登記表》。

七、核查制度

1.人事部門對所管理的檔案要定期進行檢查核對,發現問題,及時解決。

2.提供利用的人事檔案,再回收時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。

3.整理好的人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發現錯誤,及時糾正。

4.轉出和接收人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否齊全完整,是否符合歸檔要求,是否手續完備。

6.歸檔的文件要做到字跡清楚,書寫工整,禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙等不規范的書寫材料。


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