學校合同管理制度

2020-05-14 10:46:43  出處:  點擊量:

合同管理是學校管理的一項重要內容,在市場經濟條件下,學校作為法律主體,在與其他經濟主體開展聯合辦學、科技轉化、基礎建設或后勤服務等方面的合作時,都會以合同的形式明確雙方的權利義務,規范雙方的合作行為。加強合同管理,有利于學校依法訂立并履行合同,提高合同履約率,降低法律風險,減少經濟糾紛、防止財產損失,有助于學校依法維護自身權益,對于依法治校、依法理財、規范管理具有十分重要的意義。

一、對外簽訂合同的分類

根據學校經濟、業務類型,學校合同大致可分為以下類型:

(一)工程類合同,包括基建、維修、裝飾類合同;

(二)采購類合同,包括有形資產和無形資產的采購類合同;

(三)合作類合同,包括合作開發、合作研究、合作辦學、合作經營類合同;

(四)資產處置類合同;

(五)人事類合同;

(六)服務類合同,包括教學服務合同、科研服務合同等;

(七)其他類型經濟合同。

二、管理流程及要求

學校合同管理流程主要包括:擬定、會審、簽訂、履行、跟蹤監督、歸檔。

一般來說,整個流程由合同需求部門發起,由其負責提出并起草合同草案,同時對該合同行為的相關情況進行說明;然后交由學校進行合同會審,對合同文本進行審核并出具意見;再由學校授權簽訂合同,合同履行過程中進行跟蹤監督,合同履行完畢后,進行統一存檔管理。 

(一)合同擬定

1.明確合同訂立條件

學校及所屬部門(以下簡稱“學?!保ν獍l生經濟權利義務關系的事項都應訂立書面合同。

2.確定合同文本

(1)合同文本格式由合同需求部門按規定起草,報學校審定,由校辦負責日常管理。

(2)合同文本格式在使用過程中,如發現存在漏洞或履行困難的,應書面報告校辦。校辦負責組織會議討論合同文本格式的修改和擬定問題。確定修改意見后報學校審定。

(二)合同審核

學校對合同實行合同小組會簽制。小組成員分固定成員與機動成員。固定小組成員為學校審計部門、財務部門、資產管理部門及校工會。小組機動成員包括凡合同涉及的主要部門,例如基建部門、教學部門、科研部門、總務部門、及后勤部門。小組成員應分工協作,各負其責。合同文本形成后,由合同會簽小組審查會簽,送校長審批。合同應嚴格按照流程會簽和審批,并使用統一的合同會簽審批表。學校重大經濟合同及專業術語較多的合同應請法律顧問對合同的內容、條款進行咨詢把關。

(三)合同簽訂

1.簽訂前考察

在合同正式簽訂前,合同具體擬定部門在必要時應組織相關專業人員對擬簽約方進行考察,考察無疑義的即可進行合同簽訂。

2.簽訂權限

所有合同必須由學校法定代表人簽署或由得到法定代表人授權的人員簽署。未經學校法定代表人授權,任何單位或個人不得擅自以學校的名義對外簽訂合同。

合同必須經校長簽字后,方能加蓋學校印章。如授權人對外簽訂合同,必須要有正式的書面授權材料,才能加蓋學校印章。

校辦印章管理員應對合同文本、簽名、附件進行核查,符合要求的方予以蓋章。校辦應對蓋章完畢的合同進行編號,并將審批文件辦理歸檔手續。

學校對外簽訂的所有合同,嚴禁在空白文本上蓋章,嚴禁由我方簽字后再以傳真、信函等形式交對方簽字蓋章。

合同文本一式四份,其中合同正、副本各二份,甲乙雙方各執正本一份、副本一份,合同正本由校辦交檔案部門存檔;合同副本在合同執行期間由經辦部門留存,執行完畢后由校辦交檔案部門存檔。

(四)合同執行

1.合同的履行

依法簽訂合同后,應當全面履行合同約定的義務,任何一方不得擅自變更或解除合同。合同的履行由該合同的主辦部門負責,各有關部門必須按合同的約定進行監督檢查,以保證按質、按量、按期完成。

(五)合同的執行跟蹤

合同的經辦部門負責合同履行的日常跟蹤工作。合同跟蹤部門應指定專人跟蹤合同的履行情況。合同履行過程中必須嚴格按照合同規定辦理驗收手續并經部門負責人簽字確認。設備或材料進場必須辦理驗收手續,并經負責采購驗收部門負責人簽字確認。

在合同履行過程中如出現爭議,跟蹤人應立即通知校辦,由校辦召集相關人員共同研討變更的風險和處理的方法,由雙方協商解決;協商無法達成一致的,通過仲裁或訴訟程序解決。

合同在履行過程中確需變更或解除的,由合同主辦部門提出變更報告,經當事雙方協商后,簽訂補充合同或解除合同,并按合同會審流程重新簽訂。

變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分,與原合同具有同等法律效力,合同變更后,原合同編號不予改變。

(六)合同歸檔

合同履行過程中的所有書面材料應交校辦存檔。

按照如下規定辦理保存手續:

1.合同文本一式四份,其中合同正、副本各二份,甲乙雙方各執正本一份、副本一份,合同正本由校辦交檔案部門存檔;合同副本在合同履行期間由經辦部門留存,履行完畢后由校辦交檔案部門存檔。

2.校辦應分門別類建立檔案,每份合同均需備一份復印件,并及時將合同簽訂歸檔情況匯總列表備查。

3.各部門因工作需要向校辦借用合同復印件,必須由借用部門負責人簽字,如須借用原件還需分管領導加簽。借用合同(包括復印件)時須在借用表中注明借用天數、用途。校辦負責及時收回借出的合同。

4.各部門應對合同進行保密,任何人不得擅自將合同(原件或復印件)借給外部門(個人),也不得泄漏合同內容。


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